Informácie o spracúvaní osobných údajov v rámci zmluvných vzťahov

Spoločnosť O Automobil Import s.r.o., IČO: 52 297 365 (ďalej len „spoločnosť OAI“ alebo „spoločnosť“) v súlade s čl. 13 a 14 NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, (ďalej len „Nariadenie GDPR“) týmto poskytuje informácie ospracúvaní osobných údajov spoločnosťou OAI vrámci zavádzania predzmluvných vzťahov a v rámci zmluvných vzťahov.

Dotknutá osoba: každá fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú. Na účely tohto dokumentu je to identifikovaná alebo identifikovateľná fyzická osoba, ktorej osobné údaje spoločnosť spracúva v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov s potenciálnymi zmluvnými partnermi / so zmluvnými partnermi, v ktorých je spoločnosť OAI jednou zo zmluvných strán (ďalej len „dotknutá osoba“).

Ako budú osobné údaje spracúvané?

Podmienky spracúvania osobných údajov sú závislé od fázy zmluvného vzťahu (predzmluvný/zmluvný vzťah, uchovávanie zmlúv atď.) ako aj od dotknutých osôb, ktorých sa spracúvanie týka (napr. štatutári, kontaktné, poverené a splnomocnené osoby, fyzické osoby, ktoré sú priamo zmluvnými stranami, údaje o zamestnancoch zmluvnej strany a pod.).

V podmienkach spoločnosti boli identifikované zmluvné vzťahy najmä s nasledovnými kategóriami zmluvných strán:

Osobné údaje dotknutých osôb spoločnosť OAI v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov spracúva na nasledovné účely:

1. zavedenie predzmluvných vzťahov s inštitúciami, organizáciami, právnickými osobami a fyzickými osobami - podnikateľmi,
2. zavedenie predzmluvných vzťahov s fyzickými osobami a fyzickými osobami – podnikateľmi,
3. zmluvné vzťahy s inštitúciami, organizáciami, právnickými osobami a fyzickými osobami – podnikateľmi,
4. zmluvné vzťahy s fyzickými osobami, fyzickými osobami – podnikateľmi.

Podmienky spracúvania osobných údajov dotknutých osôb, špecifické pre konkrétny zmluvný vzťah, sú definované v rámci príslušného zmluvného vzťahu.

1) Zavedenie predzmluvných vzťahov s inštitúciami, organizáciami, právnickými osobami a fyzickými osobami - podnikateľmi:

Právny základ spracúvania:

Osobné údaje sú spracúvané na základe čl. 6 písm. f) Nariadenia GDPR: spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje spoločnosť: oprávnený záujem spočíva v zavedení predzmluvných vzťahov, identifikácii osôb vystupujúcich v mene budúcej zmluvnej strany a komunikácia s nimi.

Ak o to dotknutá osoba požiada, má právo u spoločnosti namietať, proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú a ktoré je vykonávané na vymedzený účel spracúvania. Spoločnosť nebude ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Rozsah spracúvaných údajov:

V rámci uvedeného účelu sú spracúvané bežné osobné údaje spravidla:

Príjemcovia osobných údajov:

V rámci zavádzania predzmluvných vzťahov môže spoločnosť poskytnúť nevyhnutné osobné údaje advokátom na účely poskytnutia právnych služieb a právneho poradenstva a ďalším tretím stranám alebo sprostredkovateľom, ak to plnenie predmetu zmluvy vyžaduje.

Doba uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje sú uchovávané na vymedzený účel počas trvania predzmluvných vzťahov. Ak nedôjde k uzatvoreniu zmluvy, sú údaje uchovávané 12 mesiacov.

2) zavedenie predzmluvných vzťahov s fyzickými osobami, fyzickými osobami - podnikateľmi:

Právny základ spracúvania:

Osobné údaje sú spracúvané na základe čl. 6 písm. b) Nariadenia GDPR: spracúvanie je nevyhnutné na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy: zavedenie predzmluvných vzťahov, identifikácia fyzických osôb / fyzických osôb - podnikateľov a komunikácia s nimi.

V prípade, ak fyzická osoba odmietne poskytnúť svoje osobné údaje na účely uzatvorenia zmluvy nebude možné s ňou uzatvoriť zmluvný vzťah, nakoľko poskytnutie údajov dotknutou osobu je zmluvnou požiadavkou.

Rozsah spracúvaných údajov:

V rámci uvedeného účelu sú spracúvané bežné osobné údaje: najmä v rozsahu identifikačných a kontaktných údajov fyzických osôb / fyzických osôb – podnikateľov a ďalšie osobné údaje spracúvané v súvislosti s uzatváraním zmluvy.

Príjemcovia osobných údajov:

V rámci zavádzania predzmluvných vzťahov môže spoločnosť poskytnúť nevyhnutné osobné údaje advokátom na účely poskytnutia právnych služieb a právneho poradenstva a ďalším tretím stranám alebo sprostredkovateľom (predovšetkým spoločnosť Frey Services s.r.o., ktorá spracováva účtovnú agendu), ak to plnenie predmetu zmluvy vyžaduje.

Doba uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje sú uchovávané na vymedzený účel počas trvania predzmluvných vzťahov. Ak nedôjde k uzatvoreniu zmluvy, sú údaje uchovávané 12 mesiacov.

3) zmluvné vzťahy s inštitúciami, organizáciami, právnickými osobami a fyzickými osobami - podnikateľmi:

Právny základ spracúvania:

Osobné údaje sú spracúvané na základe čl. 6 písm. f) Nariadenia GDPR: spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje spoločnosť: oprávnený záujem spočíva v identifikácia osôb vystupujúcich v mene zmluvnej strany a komunikácia s nimi, plnenie povinností vyplývajúcich zo zmluvy, uplatňovanie práv a plnenie záväzkov vyplývajúcich zo zmluvy.

Ak o to dotknutá osoba požiada, má právo u spoločnosti namietať, proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú a ktoré je vykonávané na vymedzený účel spracúvania. Spoločnosť nebude ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Rozsah spracúvaných údajov:

V rámci uvedeného účelu sú spracúvané bežné osobné údaje spravidla:

Príjemcovia osobných údajov:

V rámci existujúcich zmluvných vzťahov môže spoločnosť poskytnúť nevyhnutné osobné údaje advokátom na účely poskytnutia právnych služieb a právneho poradenstva a audítorom. V prípade ochrany finančných alebo právom chránených údajov, budú nevyhnutné osobné údaje poskytnuté orgánom činným v trestnom konaní alebo súdom a ďalším tretím stranám alebo sprostredkovateľom, ak to plnenie predmetu zmluvy vyžaduje.

Doba uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje sú spracúvané osobné na vymedzený účel počas trvania zmluvných vzťahov. Po skončení zmluvných vzťahov sú uchovávané len osobné údaje, ktoré tvoria neoddeliteľnú súčasť zmluvného vzťahu a podkladov nevyhnutných pre dokladovanie plnenia zákonných povinností spoločnosti počas lehoty 10 rokov od skončenia zmluvného vzťahu.

4) zmluvné vzťahy s fyzickými osobami, fyzickými osobami - podnikateľmi:

Právny základ spracúvania:

Osobné údaje sú spracúvané na základe čl. 6 písm. b) Nariadenia GDPR: spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba: identifikácia fyzických osôb / fyzických osôb - podnikateľov a komunikácia s nimi, plnenie povinností vyplývajúcich zo zmluvy, uplatňovanie práv a plnenie záväzkov vyplývajúcich zo zmluvy.

V prípade, ak fyzická osoba odmietne poskytnúť svoje osobné údaje na účely uzatvorenia zmluvy, prípadne jej plnenie, nebude možné uzatvoriť zmluvný vzťah, resp. ho riadne plniť. Poskytnutie osobných údajov od dotknutej osoby je zmluvnou požiadavkou.

Rozsah spracúvaných údajov:

V rámci uvedeného účelu sú spracúvané bežné osobné údaje spravidla: v rozsahu identifikačných a kontaktných údajov fyzických osôb / fyzických osôb – podnikateľov a ďalšie osobné údaje spracúvané v súvislosti s plnením predmetu zmluvy (napr. platobné údaje).

Príjemcovia osobných údajov:

V rámci existujúcich zmluvných vzťahov môže spoločnosť poskytnúť nevyhnutné osobné údaje advokátom na účely poskytnutia právnych služieb a právneho poradenstva a audítorom. V prípade ochrany finančných alebo právom chránených údajov, budú nevyhnutné osobné údaje poskytnuté orgánom činným v trestnom konaní alebo súdom a ďalším tretím stranám alebo sprostredkovateľom, ak to plnenie predmetu zmluvy vyžaduje.

Doba uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje sú spracúvané osobné na vymedzený účel počas trvania zmluvných vzťahov. Po skončení zmluvných vzťahov sú uchovávané len osobné údaje, ktoré tvoria neoddeliteľnú súčasť zmluvného vzťahu a podkladov nevyhnutných pre dokladovanie plnenia zákonných povinností spoločnosti počas lehoty 10 rokov od skončenia zmluvného vzťahu.

Práva dotknutej osoby pri spracúvaní jej osobných údajov:

Dotknutá osoba má právo: